A konferencia igen összetett rendezvény, ennek megfelelően a konferenciaszervezés szerteágazó folyamatok precíz összehangolását, felkészült, gyakorlott szakmai stáb több hónapos elhivatott munkáját igényli.

Az alapvető információk rögzítését a konferencia üzleti tervének, megvalósíthatósági tanulmányának, forgatókönyvének elkészítése, a konferencia részvételi díjának meghatározása, majd a konferencia szervezőbizottságának felállítása, a konferenciaszervezés feladatainak kiosztása és határidejük meghatározása követi.

Gondoskodni kell továbbá a konferenciával egyszerre megrendezésre kerülő esetleges kísérőrendezvény (kiállítás, vásár, sajtótájékoztató) szervezésével kapcsolatos előkészületekről is.

Mint minden rendezvény, a konferencia esetében is a rendezvényhelyszín a legfontosabb tényező, hibás választással már a legelején kudarcra ítéltethet a konferenciaszervezés.

A konferenciahelyszín kiválasztásának főbb szempontjai:

- megfelelő számú, és méretű konferenciaterem, konferenciatechnikai felszereltség
- jó közlekedés, könnyű megközelíthetőség
- elegendő, megfelelő színvonalú szállás- és parkolási lehetőség a közelben
- elérhető, a résztvevők és vendégeik kikapcsolódását biztosító programlehetőségek
- a konferenciatechnika és a konferenciaszervezés területén jártas személyzet
 

A konferenciatermek kívánatos jellemzői:

- légkondicionálás, fűtés, szellőzés
- természetes világítás, elsötétítés
- hangszigetelés
- megfelelő konferenciatechnikai felszereltség vagy lehetőség a telepítésére
- színpadtechnikai eszközök (illeszthető pódiumelemek, pulpitus), hangtechnikai eszközök (hangosító berendezés, tolmácsberendezések), vizuáltechnikai eszközök (projektor, diavetítő, írásvetítő, mutatóeszközök, vetítővásznak), kommunikációs infrastruktúra (telefon, internetkapcsolat, fax)
- álljon rendelkezésre a konferenciaszervezés támogatására minden terem ülés módozatok szerinti kapacitása, méretarányos alap- és műszaki rajza (

A konferenciahelyszín egyéb szükséges szolgáltatásai:

- portaszolgálat
- regisztrációs pult
- ruhatár
- eligazító táblák, üléstermek és más konferenciaszolgáltatások
- fénymásolási lehetőség
- széf
- a szolgáltatások mozgáskorlátozottak számára is elérhetőek legyenek
- szervezők és a konferencia titkársága részére irodák, zárható raktárhelyiség
 
 

A konferenciaszervezés előkészületei:

Konferencia körlevél és jelentkezési lap kiküldése
A konferenciaszervezés előkészületeként általában két körlevél kerül kiküldésre.

Az első az igényfelmérést szolgálja. A tartalma:
- a konferencia főbb témakörei
- regisztrációs díj, és tartalma, fizetési feltétel, lemondási határidő
- a konferencián való részvételi és előadói szándék jelzéséhez jelentkezési lapok

A második körlevél a konferencia részleteiről tájékoztat:
- a programok (előadások, fakultatív programok, protokolláris rendezvények, kísérőrendezvények) pontos időpontja
- a konferencia résztvevőinek konkrét teendői